Met deze software hou ik mijn bedrijf draaiende (en creëer ik tijd voor mijn personal brand)
Wat hebben personal branding en software met elkaar gemeen? Niet zo heel veel, alleen, tegenwoordig is het zeer moeilijk om een personal brand in de markt te zetten zonder software. Zeker als we het hebben over je online aanwezigheid, zichtbaarheid en visuele branding. Daarnaast ben ik ervan overtuigd dat de juiste software leidt tot meer efficiëntie- en tijdswinst, én dus meer tijd voor je personal brand. Voor mij werkt het in elk geval zo!
Zelf sta ik enigszins bekend bij mijn klanten en netwerk voor mijn efficiëntie en snelheid. Eerlijk is eerlijk: dat komt grotendeels doordat ik een goede softwaredeck voor mezelf heb samengesteld. En best goed met een computer overweg kan, dat ook. In deze blog zet ik even alle software op een rijtje die ik in mijn business gebruik, voor boekhouding tot marketing en sales. Ik zet er meteen ook even een richtprijs bij per jaar. Misschien pik jij er eentje uit die je nog niet kent en die nuttig voor je kan zijn. Zo niet, dan hoop ik vooral dat dit artikel je motiveert om eens kritisch naar de software die je reeds gebruikt (en betaalt) te kijken. Dat doe ik zelf trouwens ook jaarlijks, zodat ik de juiste keuzes in functie van budgetten én efficiëntie kan maken.
Software voor administratie
Voor mijn administratie en boekhouding hou ik nog relatief veel bij in Excel. Voor mijn beide vennootschappen hou ik daar inkomsten en uitgaven bij. Ik zou dit allemaal in mijn boekhoudsoftware Yuki kunnen doen, maar in Excel hou ik ook meteen bij wat nog te factureren is. Zo kan ik cashflowgewijs de komende maanden ook beter inschatten. Voor Excel en dus het volledige Office 365-pakket betaal je ongeveer 14 euro per maand. Voor Yuki betaal ik 22,5 euro per maand. In deze software lever ik mijn aankoopfacturen aan en maak ik mijn verkoopfacturen op, zodat mijn boekhouder meteen ook toegang heeft tot al mijn documenten en deze maandelijks kan verwerken.
Heel af en toe track ik mijn tijd voor klanten en dat doe ik met de gratis versie van Toggl. Per project kan je dan gewoon op start en stop klikken, en zo je tijd samentellen. Je kan ook rapporten exporteren uit Toggl en bijvoorbeeld bezorgen aan je klant, indien gewenst.
Software voor events
Met Overondernemers.be organiseer ik meerdere netwerkevenementen per jaar. Een goed systeem om alles bij te houden, is dus essentieel. En ook met Vuurmerk zet ik al eens een eigen workshop of opleiding op.
Het is eigenlijk geen rocket science: ik hou gewoon per event een fiche bij in OneNote. Daar maakte ik een template voor met een uitgebreide checklist. Alle mogelijke zaken waar je aan moet denken voor het opzetten van een B2B-event staan daarin opgelijst. Ik verwijder per event wat niet relevant is – voor een ontbijtsessie heb ik bijvoorbeeld geen whiteboard en geluidsinstallatie nodig – en vul zo alles geleidelijk aan in.
Zodra ik voldoende informatie heb, plaats ik het evenement op mijn website. Bij Overondernemers.be liet ik een volledig registratiesysteem ontwikkelen op mijn website met een integratie met betaalprovider Mollie en een rechtstreekse koppeling naar ActiveCampaign, mijn mailingprogramma. Op die manier komt het contact in ActiveCampaign terecht met een tag van het desbetreffende event, wat op zijn beurt een e-mailautomatisatie voor het event triggert. Deze stel ik zelf op en bevat een onmiddellijke bevestigingsmail en een herinneringsmail daags voor het evenement. Deze website bevat overigens ook een ledenportaal met specifieke instellingen voor ingelogde leden, wat de investering die ik later zal meegeven absoluut rechtvaardigt.
Voor Vuurmerk hangt het er een beetje van af. Ik creëer een gewone pagina op mijn website met informatie over het evenement en voeg een knop toe om in te schrijven. Deze kan naar Stripe leiden, een andere betaalprovider, waar mensen hun gegevens kunnen achterlaten en meteen betalen. Soms link ik ook gewoon naar een formulier dat ik via ActiveCampaign opmaak zodat ik wel een e-mailautomatisatie kan triggeren en werk ik dan met betaling via factuur.
Een overzicht van richtprijzen voor bovenvermelde software:
- OneNote: maakt deel uit van Office 365 (eerder al vermeld)
- Mijn websites: Overondernemers.be is behoorlijk complex achter de schermen en bespaart mij enorm veel tijd. Voor de oorspronkelijke ontwikkeling betaalde ik ruim 10.000 euro en af en toe vraag ik aanpassingen, dus ik maak hier jaarlijks wat budget voor vrij. Ik heb deze investering al meer dan terugverdiend door de tijd die ik heb bespaard! Vuurmerk is een eenvoudigere website en kostte mij ongeveer 4500 euro.
- Mollie: afhankelijk van het betaalmiddel betaal je per transactie een klein percentage (1,8 – 3,5%) en een vaste kost (€ 0,25 - € 0,39). Voor mij meer dan verantwoord aangezien je het geld onmiddellijk ontvangt en geen onbetaalde facturen moet opvolgen.
- Stripe: ook hier betaal je per transactie een gelijkaardig bedrag als bij mollie.
- ActiveCampaign: deze software gebruik ik als marketingtool voor e-mailautomatisaties en mailings, maar ook als CRM! Op dit moment heb ik een formule die me ongeveer € 90 per maand kost. Wanneer ik meer opties wil of meer contacten zou hebben, zal de prijs stijgen. Dit vind ik persoonlijk niet goedkoop, maar ik haal er wel de nodige efficiëntiewinst uit, dus ik kan ermee leven.
Software voor marketing
Ik ben heel veel bezig met contentmarketing. Om alles overzichtelijk bij te houden, maak ik ook hier gebruik van OneNote binnen Office 365. Daarnaast probeer ik zoveel mogelijk vooraf in te plannen op sociale media. Dat kan voor LinkedIn op LinkedIn zelf en is gratis. Voor Instagram maak ik gebruik van de gratis Meta Business Suite van Meta.
Visuals creëer ik met Canva Pro. Ik heb het jarenlang met de gratis versie gedaan, maar de Pro-versie biedt enkele extra mogelijkheden. Zo kan ik nu ook de afmetingen van visuals eenvoudig omzetten naar nieuwe formaten, zijn er meer downloadmogelijkheden voor drukwerk en kan ik afbeeldingen transparant (dus zonder achtergrond) exporteren. Voor mij toch wel een meerwaarde! Canva kost ongeveer € 12 per maand en is een stukje goedkoper als je het meteen voor een heel jaar betaalt. Dat heb ik dan ook gedaan.
Video’s bewerk ik met de gratis versie van CapCut. Ik monteer er mijn digitaalcursusmateriaal mee, maak er video’s mee van events en gebruik het zelfs in mijn vrije tijd om leuke stories te maken. Met de gratis versie kan je echt enorm veel.
Verder werk ik ook met maandelijkse mailings voor leden en niet-leden van Overondernemers.be en klanten bij Vuurmerk. Zoals eerder vernoemd gebruik ik hiervoor ActiveCampaign.
En oja, ik maak ook wel eens gebruik van ChatGPT en heb daarvoor de betalende versie: 20 dollar per maand.
Software voor sales
Tot slot gebruik ik ook voor mijn salesprocessen een aantal softwarepakketten, waaronder de CRM-module van ActiveCampaign en heb ik ook hiervoor automatisaties ingesteld. Wanneer iemand iets van me downloadt of voor een event inschrijft, heb ik ingesteld dat er gecheckt wordt of deze persoon al klant bij me is door middel van tagfilters en zo niet, dan komt deze persoon in mijn CRM terecht. Het is dan aan mij om de lead te kwalificeren en te bekijken of deze verder moet gaan in mijn salesfunnel.
Vervolgens stuur ik naar gerichte profielen old school een kaartje met de post of bel ik deze op. Een postzegel kost ongeveer 1,5 euro als je ze per 50 koopt. Ik denk dat ik daar ongeveer 2 maanden mee doe. Mijn cijfers tonen me aan dat menselijke interventie om te verkopen essentieel is, zoals een kaartje of een face-to-face call. Dergelijke calls kunnen leads zelf in mijn agenda inplannen via Booking van Office 365.
Pin je dus niet vast op al deze softwarepakketten en vergeet niet dat ik minstens even veel tijd investeer in échte gesprekken en contacten. Door efficiënter te werken dankzij software, heb ik daar gewoon ook de tijd voor …
De juiste processen en bewust bezig zijn met efficiëntie kan jouw bedrijfsvoering echt vergemakkelijken en doeltreffender maken. Zo blijft er meer tijd over voor wat echt belangrijk is en wat je graag doet. In mijn geval is dat nieuwe events, producten en content creëren en live gesprekken, voor jou is dat misschien meer 1-op-1-tijd met klanten. Stel je processen en efficiëntie eens in vraag. Waar doe je dubbel werk, waar maak je onnodige kosten en waar kan je misschien wel een uurtje per week besparen? Dat uurtje kan je dan misschien wel in jouw personal branding investeren. Zou dat niet mooi zijn?